Le richieste per l’effettuazione di manifestazioni extrafederali devono essere sottoposte al Comitato Regionale competente per territorio ai fini della preventiva verifica della data e della sede di svolgimento proposta per evitare interferenze e sovrapposizioni con il Calendario dell’attività federale sia a livello regionale che nazionale.

La Società Organizzatrice, all’atto della richiesta di autorizzazione, deve trasmettere:
1) bozza completa del regolamento della manifestazione, contenente il dettaglio del programma-gare, ivi comprese le eventuali staffette, le prove-tempo e le gare con la cosiddetta formula “australiana”, completo del numero massimo di serie previsto per ciascuna distanza di gara al fine di rispettare le condizioni di sicurezza dell’impianto e i limiti di durata di ciascun turno di gara;
2) indicazione del numero massimo di serie previsto per ciascuna distanza di gara al fine di verificare il rispetto delle condizioni di sicurezza e dei limiti di durata di ciascun turno di gara;
3) indicazione degli orari di massima della manifestazione; La Società organizzatrice è direttamente responsabile della verifica del rispetto di tutte le condizioni di sicurezza e della conformità alle norme di agibilità dell’impianto necessarie per il corretto svolgimento della manifestazione.

Per le manifestazioni di livello internazionale, nazionale, interregionale e regionale aperte alla partecipazione di atleti di categoria senior, cadetti, junior e ragazzi sono altresì previsti ulteriori requisiti, imprescindibili per la concessione dell’autorizzazione, di seguito elencati:
1) l’utilizzo obbligatorio e esclusivo del portale federale per la procedura di iscrizioni;
2) l’utilizzo del sistema di cronometraggio automatico (piastre di contatto), che va richiesto almeno 30 (trenta) giorni prima della data di inizio della manifestazione al Comitato Regionale FICr competente per territorio;
3) l’utilizzo di un software di acquisizione dei risultati in grado di elaborare un file in formato .csv o .lxf (obbligatorio in caso di manifestazioni di livello internazionale), perfettamente compatibile con i requisiti fissati dal CED FIN per l’acquisizione nel database federale, in cui siano compresi, oltre ai tempi finali, tutti i tempi parziali registrati dal sistema di cronometraggio automatico per le distanze di gara uguali o superiori a 100m e i tempi delle prime frazioni delle eventuali staffette.

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